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La gestión de nóminas es un serio reto y un aspecto que consume mucho tiempo para las pequeñas y medianas empresas. Cada año, numerosas pequeñas organizaciones comerciales de Canadá son amonestadas por sus cálculos de nóminas y deducciones defectuosos. Contratar expertos internos en nóminas a tiempo completo es un asunto caro para estas empresas, mientras que si este aspecto de su negocio no se aborda y gestiona de forma significativa, la probabilidad de que los empleados se marchen más rápidamente será bastante alta. Y no hay que olvidar que el incumplimiento de las obligaciones impuestas por la legislación laboral puede empeorar las cosas para la empresa.
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¿Cuáles son mis responsabilidades tributarias sobre la renta como empleador canadiense?
Como empresario en Canadá, debe deducir (retener) el importe adecuado del impuesto sobre la renta cada vez que pague a un empleado. Además del impuesto federal sobre la renta, también debe retener los impuestos provinciales y territoriales sobre la renta en las provincias y territorios donde paga a los empleados. Los empresarios sólo tienen que retener el impuesto sobre la renta de los trabajadores por cuenta ajena. Cuando usted paga a contratistas, el contratista es responsable de gestionar sus importes de IRPF.
La respuesta es no guardarlo o tratarlo como un préstamo a corto plazo. Estos fondos deben remitirse (pagarse) a la CRA de forma periódica, normalmente con periodicidad mensual o trimestral y a menudo antes deldía 15 de cada mes o trimestre. El calendario de sus pagos a la CRA se denomina calendario de retenciones.
Si realiza las nóminas de su pequeña empresa manualmente, sin utilizar programas informáticos, será responsable de cada paso del proceso, desde el cálculo de los importes de las retenciones hasta la gestión de las remesas. Sin embargo, si utiliza un software de autoservicio de nóminas, como el Grupo M7, puede automatizar la mayor parte de este proceso, incluidas las remesas.
Las fuentes que determinan la cuantía del impuesto sobre la renta que retiene un empresario son las tablas de retenciones de la CRA y el formulario TD1 de cada empleado.
Las tablas de deducción salarial le ayudan a determinar el importe del impuesto sobre la renta federal y provincial/territorial que debe deducir cada periodo de pago. (Nota: Estas tablas no incluyen los cálculos del impuesto sobre la renta para Quebec) Estas mismas tablas contienen los tipos de las cotizaciones al CPP y de las primas al EI. (¿Ves cómo todo esto empieza a encajar?)
Los formularios TD1 federal y provincial de un empleado le indican el número de deducciones federales y provinciales/territoriales solicitadas. (Cada uno es un formulario independiente).
Al registrar su empresa en la CRA, se le asigna un número de empresa único de 9 dígitos. A continuación, tiene que darse de alta en una cuenta de programa, para las nóminas necesita una cuenta de retenciones salariales (RP) (también conocida como cuenta de programa de nóminas). Su número de empresa y su cuenta del programa de nóminas son los datos que indican a la CRA quién es usted.
Sí, es cierto. En Canadá, la CRA es la central de los impuestos sobre la renta y las nóminas. La Guía del empresario sobre retenciones y retenciones en la nómina es un recurso de referencia exhaustivo. Dentro de las tablas de retenciones, también hay una calculadora en línea de retenciones en nómina (PDOC).
Como empleador canadiense, también debe tener en cuenta el EI y el CPP, así como los requisitos provinciales y territoriales. Mientras que el impuesto sobre la renta sólo exige que el empresario retenga cantidades de la nómina del trabajador, el EI y el CPP requieren cotizaciones empresariales (cantidades pagadas por el empresario). Esto funciona así:
- CPP – el empresario debe igualar el importe deducido de la nómina del trabajador.
- El empresario paga 1,4 veces el importe retenido en la nómina del trabajador.
